5 Rekomendasi Aplikasi Perjalanan Dinas Terbaik untuk Civitas Akademika

Dosen diminta menghadiri konferensi internasional di luar kota. Ia membuat itinerary di spreadsheet, mengirim estimasi biaya lewat email ke bagian keuangan fakultas, lalu menunggu approval dari dekan atau kepala bagian. Setelah pulang, ia masih harus mengumpulkan struk, mengisi formulir SPPD, dan mengajukan reimbursement secara manual ke Biro Keuangan.

Staf akademik dan tenaga kependidikan yang mengikuti pelatihan, workshop, atau kegiatan institusional di luar kampus menghadapi proses yang tidak jauh berbeda bahkan sering kali lebih rumit karena melibatkan berbagai unit seperti Bagian Keuangan, BSDM, dan pimpinan fakultas.

Kondisi seperti ini memperlambat proses administrasi dan menyulitkan pengawasan anggaran, terutama bagi Biro Keuangan dan bagian administrasi universitas yang harus memantau belanja perjalanan dari banyak unit sekaligus.

Solusinya adalah corporate travel management software yang terintegrasi dengan sistem pengelolaan keuangan. Dengan platform ini, pengajuan perjalanan dinas, approval, pencatatan biaya, hingga reimbursement dapat berjalan otomatis dalam satu sistem yang transparan dan mudah dikontrol baik oleh dosen, staf, maupun pihak manajemen universitas.

Manfaat Aplikasi Perjalanan Dinas untuk Civitas Akademika

Penggunaan aplikasi manajemen perjalanan dinas bukan hanya tentang mempermudah pengajuan. Sistem ini juga berdampak langsung pada efisiensi administrasi kampus, kontrol anggaran, dan transparansi lintas unit. Berikut manfaatnya untuk masing-masing peran di lingkungan universitas.

Manfaat untuk Dosen dan Staf (Pemohon Perjalanan Dinas)

• Pengajuan perjalanan dinas — termasuk untuk konferensi, penelitian lapangan, kunjungan kerja sama, atau pelatihan — lebih cepat dengan alur yang sudah terstruktur dan otomatis.

• Status approval dan pencairan dana dapat dipantau secara real-time tanpa perlu menghubungi bagian keuangan satu per satu.

• Proses reimbursement lebih praktis karena struk, tiket, dan laporan perjalanan (LPJ) terpusat dalam satu sistem.

• Administrasi perjalanan lebih rapi sehingga dosen dan staf dapat fokus pada kegiatan akademik dan tridarma perguruan tinggi.

Manfaat untuk Bagian Keuangan dan Administrasi (BSDM/Biro)

• Monitoring frekuensi dan biaya perjalanan dinas seluruh civitas akademika dalam satu dashboard terpadu.

• Kontrol anggaran dan kepatuhan terhadap kebijakan SPPD universitas lebih konsisten melalui sistem otomatis.

• Rekonsiliasi uang muka dan laporan biaya lebih akurat karena data terkonsolidasi — meminimalkan selisih atau kekurangan dokumen.

• Penyusunan laporan keuangan untuk kebutuhan audit internal maupun eksternal (termasuk BPK dan Inspektorat) menjadi lebih mudah.

Manfaat untuk Pimpinan (Dekan, Wakil Rektor, Kepala Unit)

• Proses persetujuan perjalanan dinas lebih cepat dengan ringkasan biaya yang jelas dan transparan langsung di aplikasi.

• Visibilitas real-time terhadap anggaran fakultas atau unit dan total pengeluaran perjalanan dinas.

• Kepatuhan terhadap kebijakan perjalanan dinas universitas lebih terjaga karena sistem membatasi pengajuan di luar ketentuan yang berlaku.

• Pengambilan keputusan terkait alokasi anggaran lebih berbasis data dan terukur.

Rekomendasi corporate business travel management software

Berikut adalah rekomendasi aplikasi perjalanan bisnis terbaik untuk perusahaan korporat. 

1. Mekari Expense

Mekari Expense adalah spend management software dengan fitur Travel & Expense Management pertama di Indonesia. Platform ini membantu institusi, termasuk universitas untuk mengelola seluruh proses perjalanan dinas dalam satu sistem terintegrasi, mulai dari pengajuan trip, cash advance, reimbursement, laporan perjalanan (LPJ), hingga refund sisa dana.

Bagi universitas, ini berarti dosen yang baru pulang dari konferensi internasional tidak perlu lagi mengisi formulir berlapis atau datang langsung ke Biro Keuangan, semua dapat dilakukan dari satu platform.

Fitur dan Kapabilitas Mekari Expense:

• Pengajuan perjalanan dinas dengan detail tujuan, destinasi, dan estimasi biaya langsung dalam sistem.

• Pengajuan cash advance dan reimbursement yang terhubung langsung dengan trip terkait.

• Workflow approval bertingkat, cocok untuk struktur hierarki universitas (misalnya: dosen → ketua prodi → dekan → keuangan).

• Pengajuan dan penyelesaian laporan perjalanan (LPJ) setelah trip selesai, termasuk unggah struk dan settlement uang muka.

• Permintaan refund untuk sisa cash advance yang tidak terpakai.

• Visibilitas terintegrasi antara pemohon, pimpinan, dan bagian keuangan dalam satu dashboard.

• Pengaturan mandatory fields seperti tujuan perjalanan, unit/fakultas, atau jenis kegiatan.

• Penambahan custom fields untuk menyesuaikan kebutuhan dan kebijakan internal universitas.

Mekari Expense juga memungkinkan institusi membuat dan menerapkan custom travel policy langsung di dalam sistem memudahkan penyusunan SOP perjalanan dinas universitas, memastikan setiap pengajuan sesuai aturan, serta meminimalkan risiko pelanggaran anggaran.

2. Rydoo

Rydoo adalah platform smart expense management yang digunakan lebih dari 12.000 perusahaan global. Fokusnya pada kecepatan dan kemudahan penggunaan, mulai dari scan struk hingga approval.

Fitur utama:

• OCR berbasis AI yang mengubah foto struk menjadi entri pengeluaran dalam hitungan detik

• Smart Audit untuk mendeteksi pengeluaran yang tidak sesuai kebijakan

• Integrasi dengan Egencia dan TravelPerk untuk sinkronisasi booking dan expense

• Koneksi dengan 40+ tools Finance, ERP, HR, dan Travel

Terbaik untuk: perusahaan menengah hingga besar yang ingin mengurangi proses manual dan mempercepat adopsi oleh karyawan.

3.  BisnisTrip

BisnisTrip adalah aplikasi corporate travel management asal Indonesia yang dirancang sesuai kebutuhan perjalanan dinas perusahaan lokal, termasuk alur SPPD dan pengelolaan uang muka.

Fitur utama:

• Pengajuan, persetujuan, dan settlement perjalanan dinas secara digital

• Manajemen cash advance, allowance, dan pengeluaran aktual

• Pencatatan rencana serta aktivitas perjalanan lengkap dengan dokumen pendukung

• Integrasi dengan HRIS/ERP dan agen perjalanan lokal

Terbaik untuk: perusahaan Indonesia yang ingin solusi perjalanan dinas yang relevan dengan regulasi dan praktik bisnis lokal.

4. Emburse

Emburse adalah platform travel & expense management berbasis AI yang memberikan visibilitas pengeluaran secara real-time sejak transaksi terjadi. Tersedia dalam beberapa produk yang bisa disesuaikan dengan skala dan kompleksitas bisnis.

Fitur utama:

• Kategorisasi pengeluaran otomatis berbasis AI dengan 39+ kategori

• Pre-approval sebelum perjalanan dipesan

• Aplikasi mobile dengan flight alerts dan panduan perjalanan

• Integrasi dengan ERP, HRIS, TMC, serta dukungan multi-currency di 100+ negara

Terbaik untuk: perusahaan dari berbagai ukuran, terutama yang beroperasi lintas negara dan membutuhkan kontrol kebijakan yang ketat.

5. Navan

Navan (sebelumnya TripActions) adalah platform corporate travel & expense management yang menggabungkan booking perjalanan, pengelolaan expense, dan kartu korporat dalam satu sistem. Platform ini dikenal dengan tampilan yang intuitif serta kebijakan perjalanan yang otomatis diterapkan saat karyawan melakukan pemesanan.

Fitur utama:

• Pemesanan tiket, hotel, dan transportasi dalam satu platform dengan kebijakan otomatis

• Kartu korporat terintegrasi dengan rekonsiliasi dan kategorisasi pengeluaran otomatis

• Approval real-time melalui aplikasi mobile

• Dashboard dan laporan pengeluaran perjalanan secara langsung

Terbaik untuk: perusahaan menengah hingga enterprise dengan mobilitas perjalanan tinggi yang ingin sistem terpusat dan mudah digunakan.

Rekomendasi corporate business travel management terintegrasi

Perjalanan dinas civitas akademika akan jauh lebih efisien jika dikelola dalam sistem yang terintegrasi — bukan terpisah antara formulir SPPD, spreadsheet anggaran, dan laporan manual ke keuangan.

Mekari Expense menjadi pilihan terbaik untuk institusi pendidikan di Indonesia karena menggabungkan Travel & Expense Management, spend management, dan pengelolaan reimbursement menjadi Corporate Business Travel Management Software terintegrasi. Keunggulannya relevan langsung dengan kebutuhan universitas:

• Proses end-to-end dari pengajuan trip, cash advance, penggunaan dana, hingga reimbursement dan LPJ.

• Visibilitas anggaran dan pengeluaran secara real-time bagi seluruh tingkatan, dari dosen hingga Biro Keuangan.

• Kontrol kebijakan perjalanan dinas lebih konsisten dan otomatis sesuai aturan institusi.

• Rekonsiliasi transaksi lebih cepat tanpa input ulang, meminimalkan beban administrasi staf keuangan.

Dengan satu dashboard terpusat, universitas dapat mengelola seluruh perjalanan dinas civitas akademika secara lebih rapi, transparan, dan mudah dikontrol mulai dari pengajuan pertama hingga laporan pertanggungjawaban akhir.